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coordonnateur administratif/coordonnatrice administrative

Appellation affichée sur Jobboom - COORDINATEUR DES OFFRES ET APPELS D'OFFRES

Publiée le 10 décembre 2024 par Renseignements sur l’employeur Aeronav

Renseignements sur l’emploi

Soutien administratif - Télétravail partiel - Fonctions principales : Le ou la coordinateur(trice) des offres et appels d'offres pilote le processus de réponse aux appels d'offres et de préparation des propositions internationales et nationales, en planifiant, coordonnant et supervisant la création des documents requis. Il ou elle s?assure que les propositions répondent aux exigences des clients, tout en optimisant leur présentation pour maximiser les chances de succès. Le titulaire de ce poste collabore étroitement avec les équipes internes (directeurs grand compte, chargés de projet, ingénierie, etc.) pour fournir des propositions de haute qualité alignées sur les objectifs stratégiques d?Aeronav. Tâches et responsabilités : - Planification et gestion des offres : Diriger le calendrier de préparation des offres et garantir le respect des échéances.- Analyse des appels d'offres : Examiner les documents des appels d'offres pour identifier les exigences spécifiques, les critères de sélection, ainsi que les conditions techniques et contractuelles.- Coordination interne : Collaborer avec les équipes internes (commerciale, technique, financière et projets) pour collecter les informations et documents nécessaires pour chaque offre.- Rédaction et assemblage des propositions : Responsable de la rédaction, la mise en forme et le montage des documents d'offres, en veillant à leur qualité, leur précision et leur conformité aux standards d?Aeronav.- Suivi des soumissions : Assurer le dépôt des offres dans les délais impartis et gérer les communications avec les directeurs grand compte et clients concernant les questions, clarifications et réponses aux appels d'offres.- Amélioration continue : Proposer et mettre en ?uvre des améliorations dans les processus de préparation des offres pour accroître l'efficacité et la qualité des propositions.- Documentation : Administrer et tenir à jour le répertoire des propositions et des devis fournisseurs, tant sur le serveur qu'en version papier.- Courriel et sollicitation : Surveiller la correspondance générale de l'entreprise (info@aeronavgroup.com) et informer le groupe de développement des affaires des nouvelles demandes et opportunités d?affaires.- Respect des normes et règlements : S?assurer que les soumissions respectent les exigences du Système de Management de la Qualité (SMQ) ISO 9001 d?Aeronav. Qualifications requises : - Diplôme en secrétariat, administration ou dans un domaine connexe (ou équivalent).- Expérience pertinente et cohérente dans un rôle similaire.- Bilinguisme (français et anglais) ou multilinguisme (atout). Connaissances et compétences : Ce poste exige des compétences en gestion de projets, une grande rigueur, la capacité à travailler en équipe ainsi qu'une aptitude à gérer la pression pour garantir des offres de qualité et compétitives. - Maîtrise des outils bureautiques (ex. : Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de documents.- Rigueur et souci du détail pour assurer la conformité et la qualité des documents soumis.- Excellentes compétences en communication écrite et orale, facilitant une transmission claire et précise des informations.- Gestion du stress et respect des délais serrés pour répondre aux appels d'offres de manière efficace.- Sens de l?initiative et proactivité pour identifier et mettre en ?uvre des améliorations dans le processus de soumission des offres. Autorité d?action et de prise de décision : Le ou la coordinateur(trice) des offres et appels d'offres est responsable de décider des actions à entreprendre pour garantir la réalisation des offres conformément aux stratégies établies, en respectant les standards d?Aeronav et en visant la satisfaction des clients.